Como montar uma planilha de fluxo de caixa para salão de beleza, grátis

Passo a passo

1. Abra uma planilha e escolha o período

   Você não precisa de um sistema pago para começar. Segundo o Sebrae-RN, uma planilha no Excel ou no Google Sheets resolve.

   Defina de quanto em quanto tempo você fecha o caixa. O Sebrae-RN orienta usar o período diário ou semanal para quem tem muito movimento. O mensal pode bastar para o MEI com poucas vendas. Se o seu salão atende várias clientes por dia, comece pelo semanal.

2. Separe o dinheiro do salão do seu dinheiro

   Antes do primeiro lançamento, decida o que é do negócio e o que é seu. O Guia de Gerenciamento Financeiro do BNB reforça a importância de não misturar as despesas da pessoa física com as do empreendimento.

   O Sebrae-RN sugere, na prática:

   • abrir uma conta bancária própria para o CNPJ e usá-la só para o negócio;
   • definir uma retirada mensal fixa para você, transferida sempre na mesma data (nas empresas com sócios, é o pró-labore);
   • pagar as contas de casa só com essa retirada;
   • evitar saques avulsos, que desorganizam o fluxo de caixa.

3. Anote o saldo inicial

   Na primeira linha, some o que havia no começo do período: o dinheiro do caixa físico e o saldo da conta do salão. Esse é o ponto de partida de toda a conta.

4. Registre as entradas separadas por forma de pagamento

   Lance cada atendimento ou recebimento com uma descrição clara. Separe por forma de pagamento, porque o dinheiro não chega a todo mundo no mesmo dia.

   O BNB divide as entradas assim:

   • à vista: dinheiro, transferências, PIX e cartão de débito;
   • a prazo: cartão de crédito, boleto, carnê e notas promissórias.

   Também são entradas os rendimentos de investimentos, a venda de algum bem do salão e o dinheiro que você ou um sócio coloca no negócio. Anote em uma coluna própria o que ainda vai cair e quando. O Sebrae-RN chama isso de acompanhar os recebimentos pendentes.

5. Registre todas as saídas, inclusive comissões e taxas

   Lance cada pagamento no dia em que ele sai. Pela lista do BNB, entram aqui:

   • fornecedores e compras de material e insumos;
   • tributos (para o MEI, o DAS mensal);
   • salários de funcionários e comissões;
   • aluguel, luz, água e telefone;
   • equipamentos;
   • despesas eventuais, como divulgação e brindes;
   • retiradas feitas por você ou pelos sócios.

   Não esqueça a taxa da maquininha. O Sebrae-RN a classifica como custo direto, ao lado das comissões, porque ela aparece a cada venda.

6. Atualize o saldo e feche o período

   A conta é sempre a mesma, segundo o Sebrae-RN: saldo final = saldo inicial + entradas – saídas.

   Atualize o saldo a cada lançamento. No fim do período, some o total de entradas e o total de saídas e chegue ao saldo final. Ele vira o saldo inicial do período seguinte. O Sebrae-RN lembra que cinco minutos ao fim do expediente já fazem diferença.

7. Projete as próximas semanas

   O fluxo de caixa também serve para olhar para a frente. O BNB explica que a projeção usa os dados do passado e do presente para prever o que vai acontecer no caixa.

   No exemplo do guia do BNB, as entradas futuras somam os recebimentos já vendidos em cartão e boleto e a média das vendas em dinheiro. As saídas futuras são as contas que já têm data para vencer. No salão, isso significa:

   • entradas previstas: o que a maquininha ainda vai repassar, mais a média do que você recebe em dinheiro e PIX;
   • saídas previstas: aluguel, fornecedores, comissões, DAS e sua retirada, cada uma no dia em que vence.

   O Sebrae-RN orienta estimar as saídas das próximas semanas para evitar sustos.

8. Decida antes do aperto chegar

   Se a projeção mostra dias com mais saídas do que entradas, você ainda tem tempo para agir. O BNB afirma que não existe resposta certa e sugere algumas ações:

   • usar uma reserva de caixa;
   • colocar recursos próprios no negócio;
   • negociar com fornecedores o adiamento das parcelas;
   • antecipar recebíveis com instituições financeiras;
   • contratar capital de giro de curto prazo.

   Segundo o BNB, agir com antecedência abre mais opções com menor custo financeiro. Buscar dinheiro com urgência costuma significar juros mais altos e pode comprometer o lucro.

O que é fluxo de caixa e por que ele é diferente do lucro?

O fluxo de caixa é o registro de todo o dinheiro que entra e sai do negócio em um período (dia, semana ou mês). Ele responde a uma pergunta: quanto dinheiro eu tenho disponível agora? A definição é do Sebrae-RN.

O lucro mede se você ganhou ou perdeu dinheiro no período. O caixa mostra o dinheiro que está de fato à disposição. Pelo Sebrae-RN, você pode ter lucro no papel e ficar sem caixa se os clientes demorarem para pagar. No salão, isso acontece quando muita gente paga no cartão de crédito e o repasse ainda não caiu, mas o aluguel e as comissões já venceram.

Uma dissertação da FGV cita Longenecker, Moore e Petty: "Uma empresa pode ser altamente lucrativa, mas ter pouco caixa."

O começo de um negócio mostra bem essa diferença. Um plano de negócios de uma barbearia, publicado no repositório do IFRS, projetou para o primeiro mês R$8.644,50 de entradas e R$20.925,92 de saídas, com saldo de -R$12.281,42. O saldo só ficou positivo no terceiro mês. São números de uma projeção acadêmica, não de um salão real, mas eles mostram por que o caixa precisa ser planejado antes.

O que a planilha de fluxo de caixa para salão de beleza grátis precisa ter?

A estrutura básica, segundo o Sebrae-RN, tem quatro partes: saldo inicial, entradas, saídas e saldo final. Para o salão, uma planilha simples pode ter estas colunas:

Exemplo hipotético publicado pelo Sebrae-RN, para uma pequena loja. Troque pelos números do seu salão:

• saldo inicial: R$ 2.000,00;
• entradas: vendas à vista de R$ 8.000,00, recebimentos de clientes de R$ 2.000,00 e um empréstimo de R$ 3.000,00, total de R$ 13.000,00;
• saídas: fornecedores R$ 6.000,00, aluguel R$ 2.000,00, salários R$ 3.000,00, contas R$ 800,00 e impostos R$ 700,00, total de R$ 12.500,00;
• saldo final: R$ 2.000,00 + R$ 13.000,00 – R$ 12.500,00 = R$ 2.500,00.

O Sebrae-RN chama a atenção para um ponto: sem o empréstimo, esse caixa terminaria o mês no negativo. É esse tipo de leitura que a planilha permite.

Quais são os principais tipos de fluxo de caixa?

A Demonstração dos Fluxos de Caixa separa o dinheiro em três fluxos, como mostra a dissertação da FGV:

• operacional: o dia a dia do negócio, como recebimentos de vendas e pagamentos de fornecedores, salários, pró-labore e contas;
• de investimentos: venda de bens e rendimentos de aplicações;
• de financiamentos: empréstimos tomados, pagamento de empréstimos e distribuição de lucros.

Para o salão pequeno, o fluxo operacional é o que mais pesa na planilha da semana. Vale anotar à parte empréstimos e aportes, para não confundir dinheiro emprestado com dinheiro que o salão gerou.

O que fazer no seu salão esta semana?

1. Crie a planilha no Excel ou no Google Sheets com as colunas da tabela acima. 2. Anote o saldo de hoje: caixa físico mais conta do salão. 3. Reserve cinco minutos ao fim de cada expediente para lançar entradas e saídas. 4. Liste o que a maquininha ainda vai repassar e em que datas. 5. Liste as contas que vencem nas próximas semanas: aluguel, fornecedores, comissões, DAS e sua retirada. 6. No fim da semana, compare o que vai entrar com o que vai sair. Se faltar, escolha uma das ações do passo 8 agora, e não no dia do vencimento.

Erros comuns

• Misturar o dinheiro do salão com o da casa e fazer saques avulsos do caixa.
• Contar a venda no cartão de crédito como dinheiro disponível no dia do atendimento.
• Esquecer de lançar comissões, taxa da maquininha e a sua própria retirada como saídas.
• Achar que ter lucro é o mesmo que ter dinheiro em caixa.
• Preencher a planilha só no fim do mês, de memória.
• Olhar só para o que já aconteceu e não projetar as próximas semanas.
• Deixar para buscar dinheiro na urgência, quando os juros costumam ser mais altos.