Como administrar um salão de beleza no dia a dia

Passo a passo

1. Defina quem cuida de cada área

   No salão pequeno, o dono costuma atender, cobrar, comprar e divulgar ao mesmo tempo. Escreva quem responde por cada área: administração, caixa e custos, marketing, compras e estoque.

   Um plano de negócios de um salão em São Sebastião (SP), publicado em 2024 no repositório do Centro Paula Souza, divide as funções assim. A sócia-fundadora supervisiona as operações e coordena o administrativo e o financeiro. Outra pessoa controla o fluxo de caixa e monitora os custos operacionais. Se você trabalha sozinho, a divisão vira horário: reserve um tempo fixo da semana para cada área.

2. Abra e feche cada atendimento em uma comanda

   A comanda é o registro de cada atendimento: quem atendeu, o que foi feito, o que foi vendido e como a cliente pagou. Abra a comanda quando o atendimento começa e feche quando ele é pago.

   As plataformas de gestão para salões reúnem essa função. Um estudo da UFSC descreve uma delas com abertura e fechamento de comanda, agenda online, controle de estoque, relatório financeiro, cadastro de clientes e profissionais e soluções de pagamento. No fim do dia, as comandas fechadas são a base para conferir o caixa.

3. Organize a agenda e os cadastros

   Mantenha em um só lugar a agenda, o cadastro das clientes e o cadastro de cada profissional, seja funcionário com carteira ou profissional-parceiro. Assim você enxerga quem atende o quê e em que horário. Isso vale para o caderno, para a planilha e para o sistema de agendamento. O importante é que todos da equipe usem o mesmo registro.

4. Monte a ficha de controle de estoque

   O relatório de inteligência do Sebrae (maio-junho/2019) lista os registros básicos da ficha de estoque:

   • cadastro de cada matéria-prima ou mercadoria, com nome, código e valor de custo de aquisição;
   • saldo inicial de cada item, obtido por inventário, que é a contagem de cada unidade;
   • todas as entradas e saídas, com os saldos físico e financeiro ao longo do tempo.

   O Sebrae destaca que quantidades e custos caminham juntos. Quando você vende, sai a quantidade e o valor correspondente. Quando você compra, entra a quantidade e o valor. A ficha pode ficar em planilha ou em outro meio informatizado.

5. Confira o recebimento e identifique quem movimenta

   O Sebrae recomenda um processo de recebimento de mercadorias. Nele, uma pessoa da equipe confere se o pedido chegou completo ou se falta algum item. O ideal é que toda entrada e saída tenha o nome do responsável e seja lançada em sistema informatizado. Mantenha também o depósito sempre organizado.

6. Compre pelo melhor custo, não pelo menor

   Segundo o Sebrae, comprar ao melhor custo é diferente de comprar ao menor custo. Quem olha só o menor preço por unidade pode comprar demais de um item sem considerar o giro e o prazo de validade. O estoque cheio de produto barato que não sai é um problema duplo. Ele prende dinheiro e ocupa espaço. Antes de cada pedido, consulte a ficha: veja quanto daquele item saiu e quanto ainda resta.

7. Faça inventários periódicos e revise a semana

   O Sebrae orienta fazer inventário com frequência. A contagem confirma se a quantidade registrada bate com o estoque físico e ajuda a detectar perdas, furtos e desperdício.

   Faça no seu salão esta semana:

   1. Escolha um dia fixo para revisar comandas, caixa e estoque. 2. Conte os itens que mais saem e compare a contagem com a ficha. 3. Anote cada diferença e procure a causa: lançamento esquecido, perda ou uso acima do previsto. 4. Faça o próximo pedido de compra a partir da ficha, não da memória.

O que entra na rotina de administração de um salão?

Atender bem é só uma parte do trabalho. Segundo o Sebrae (2019), gerenciar um estabelecimento de beleza exige atenção a temas indiretamente ligados ao serviço: marketing, vendas, gestão de pessoas, obrigações contábeis e tributos, entre outros.

Na prática, a rotina do dono se apoia em quatro registros: a comanda de cada atendimento, o caixa do dia, a agenda e a ficha de estoque. Quando esses quatro estão em dia, as decisões de preço, equipe e compra ficam mais fáceis.

Você pode procurar uma lista oficial de indicadores semanais para salão. As fontes usadas nesta página não trazem essa lista. Por isso, comece pelos números que você já registra.

Como administrar salão de beleza sem perder o controle do estoque?

O estoque pesa no caixa. O Sebrae explica que ele é, do ponto de vista financeiro, dinheiro retido. Quando você compra insumos, tira dinheiro do caixa e o guarda em forma de produto, e isso reduz o capital de giro. Segundo a mesma fonte, a estimativa errada do estoque, seja por falta ou por excesso, pode fazer a diferença entre lucro e prejuízo.

No salão, a conta é mais complexa porque o estoque atende a duas finalidades. Uma é o consumo interno nos serviços, como a tintura usada em mechas. A outra é a revenda, como o shampoo que a cliente leva para casa. Separe os dois na ficha. Assim você sabe quanto cada serviço consome e quanto a revenda traz.

Preciso de um sistema de gestão para administrar o salão?

Não existe obrigação de usar um tipo específico de sistema. O Sebrae lembra, porém, que toda empresa precisa emitir nota fiscal ao consumidor, e isso exige alguma automação. Por isso, a entidade recomenda um sistema de gestão com módulo de estoque. Alguns desses sistemas avisam quando é hora de repor um item.

As plataformas de gestão para salões costumam juntar agenda online, comanda, estoque, relatório financeiro e cadastros, como descreve o estudo da UFSC. Para escolher, compare as funções de cada uma com a rotina do seu salão.

Quais são os desafios de gestão mais comuns no setor da beleza?

Um trabalho do Instituto Federal Goiano cita o Sebrae (2023). Segundo esse levantamento, o setor tem aproximadamente quase um milhão de microempreendedores formalizados como profissionais de beleza. O mesmo levantamento aponta dificuldades estruturais:

• falta de mão de obra qualificada;
• alta rotatividade;
• necessidade de modernização e inovação;
• lacunas tecnológicas;
• melhoria de gestão;
• acesso ao crédito.

A mesma fonte lembra que a parceria profissional é um dos pilares do modelo de negócio do salão. A Lei do Salão-Parceiro trouxe mais segurança jurídica e trabalhista aos donos e aos profissionais que trabalham nesse regime. Por isso, a rotina de gestão também inclui manter em dia os registros de cada profissional, conforme o modelo de trabalho de cada um.

Erros comuns

• Comprar só pelo menor preço por unidade, sem olhar o giro e a validade do produto.
• Deixar entradas e saídas do estoque sem registro e sem o nome do responsável.
• Controlar só a quantidade do estoque e esquecer o valor de custo de cada item.
• Receber mercadoria sem conferir se o pedido veio completo.
• Passar meses sem inventário e descobrir perdas tarde demais.
• Misturar no mesmo controle o produto de uso nos serviços e o produto de revenda, sem identificar cada um.
• Usar registros diferentes de agenda e atendimento para cada pessoa da equipe.