Como escolher um sistema para salão de beleza com comanda eletrônica

Passo a passo

1. Liste o que a comanda precisa registrar no seu salão

   Antes de olhar qualquer sistema, anote o que acontece em um atendimento: o serviço feito, quem fez, quanto tempo levou, os produtos usados e o que foi vendido ao cliente. Um estudo sobre uma rede de salões de Florianópolis (Revista Gepros, jul-set/2014) mostra esses controles na prática: agenda dos profissionais, tempo de cada serviço, produtos usados no atendimento e revenda direta aos clientes. Essa lista é o seu critério de comparação.

2. Confira se a comanda conversa com a comissão

   O ponto principal da comanda eletrônica é ligar o atendimento ao cálculo do que cabe a cada profissional. Um caso publicado na SciELO, com dados de agosto de 2018, descreve sistemas de gestão para salões que controlam no mesmo lugar comandas, comissões, estoques, produtos e finanças. Alguns também permitem gerenciar o desempenho de parceiros e colaboradores. Pergunte ao fornecedor se o sistema aceita o modelo que você usa: comissão, cota-parte ou outro acordo. Não existe porcentagem certa. O sistema só aplica a regra que você definiu.

3. Veja como o sistema trata o produto usado e o produto vendido

   No estudo da Gepros, a rede repassava ao profissional o custo dos produtos usados no atendimento, para evitar desperdício. A mesma rede admitia não ter controle rígido sobre os produtos vendidos aos clientes. Se você revende produtos ou divide custos com a equipe, confira se a comanda separa as duas coisas e se baixa o estoque automaticamente.

4. Entenda a integração com pagamento antes de assinar

   Segundo o caso publicado na SciELO, as plataformas de agendamento costumam oferecer soluções de pagamento. Com elas, agendamento, pagamento e gestão ficam integrados em um único sistema. Para isso, a plataforma depende de um adquirente ou de um subadquirente, que são as empresas que fornecem a maquininha. Pergunte com qual empresa o sistema trabalha, qual é a taxa por transação e em quanto tempo o dinheiro cai na sua conta.

5. Pergunte o que é cobrado à parte

   O plano básico nem sempre inclui tudo. No caso descrito na SciELO (2018), um dos sistemas cobrava taxas adicionais por programa de fidelidade, emissão de nota fiscal, e-mail marketing e SMS. Outro não divulgava preços no site. Peça por escrito o valor do plano e de cada recurso extra de que você precisa. Depois some tudo.

6. Use o período de teste com atendimentos reais

   Há sistemas que oferecem teste gratuito. No caso da SciELO, um deles permitia testar por 10 dias antes de assinar. Use esse tempo com a agenda real: abra comandas, feche atendimentos, confira se a comissão bate com a sua conta manual e veja se a equipe consegue usar sem travar a recepção.

7. Defina quem vai olhar os relatórios

   Ter o dado não basta. No estudo da Gepros, uma gestora reconheceu: "temos a informação, mas não atuamos sobre ela, isso seria interessante para melhorar nossos planejamentos". Antes de contratar, escolha quem vai abrir os relatórios financeiros e de produção, e com que frequência. Escolha também quais números vão orientar suas decisões de preço e de caixa.

O que um sistema para salão de beleza com comanda eletrônica faz?

A comanda é o registro dos serviços e produtos de cada atendimento. No sistema, esse registro fica ligado ao resto da gestão. O caso publicado na SciELO (dados de agosto de 2018) descreve sistemas de salão que, além da agenda, controlam estoques, produtos, comissões, comandas, finanças, contas a pagar e a receber, cadastro de clientes e fornecedores. Alguns também emitem nota fiscal e produzem relatórios financeiros e gerenciais.

O que isso muda no seu salão: o atendimento registrado uma vez alimenta a comissão, o estoque e o caixa. Você deixa de refazer a mesma conta em três lugares.

Por que a integração com a maquininha pesa na escolha?

Segundo o caso publicado na SciELO, o adquirente credencia o comércio a aceitar cartão e fornece a maquininha. Em geral, ele repassa o valor cerca de 30 dias depois da aprovação, descontando a taxa do serviço, chamada MDR (merchant discount rate). Receber antes desse prazo custa taxas adicionais.

Em 2018, o Banco Central definiu a figura do subadquirente. O subadquirente também fornece maquininha, mas depende dos sistemas do adquirente para processar a venda. Segundo a mesma fonte, é comum que o subadquirente cobre mais pela intermediação e pela antecipação. Em compensação, costuma ser mais fácil de contratar e é mais usado por comércios menores.

O que isso muda no seu salão: um sistema integrado ao pagamento facilita a rotina. A taxa da maquininha e o prazo de repasse, porém, entram direto no seu caixa. Compare esses números junto com a mensalidade do sistema.

Usar sistema de gestão faz diferença para o salão?

Uma pesquisa da Faculdade de Ciências Contábeis da UFU com salões de beleza encontrou relação estatisticamente significativa entre adotar sistemas de informação e dois pontos: a determinação do preço de venda (p-valor 0,04533) e o controle financeiro (p-valor 0,00023). Com o controle de custos, a relação não foi significativa (p-valor 0,13061).

O que isso muda no seu salão: segundo essa pesquisa, o sistema aparece ligado a um caixa mais controlado e a preços mais bem definidos. O sistema não calcula seu custo sozinho: essa conta continua sendo sua.

Como o sistema ajuda um salão com profissionais autônomos ou parceiros?

O estudo da Gepros cita uma pesquisa de Venâncio (2013): cerca de 70% de uma equipe de salão é composta por profissionais autônomos. Os gestores ouvidos descrevem como difícil acompanhar agendas que cada profissional abre e fecha por conta própria.

Um sistema com agenda e comanda compartilhadas mostra a todos o que foi feito e quanto cabe a cada um. Isso vale tanto para o dono quanto para o profissional-parceiro, que pode conferir os próprios atendimentos.

Faça no seu salão esta semana: anote os atendimentos de três dias e a comissão calculada à mão. Durante o teste do sistema, compare os dois resultados.

Erros comuns

• Escolher pelo preço do plano sem somar os recursos cobrados à parte, como nota fiscal, fidelidade, e-mail e SMS.
• Contratar a integração com pagamento sem perguntar a taxa por transação, o prazo de repasse e o custo de antecipação.
• Esperar que o sistema defina a comissão certa: ele só calcula a regra que você combinou com a equipe.
• Não separar na comanda o produto usado no atendimento do produto revendido ao cliente.
• Pular o período de teste ou testar só com dados fictícios.
• Implantar o sistema e não reservar tempo para ler os relatórios.